証憑書類の管理
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証憑書類とは、領収書や請求書など、取引の証拠や裏付けとなる書面のことです。

分類

証憑書類は、外部から受領したものか内部で作成しているものかによって、まず「外部証憑書類」と「内部証憑書類」に大別することができます。  また、内容によって、「お金に関するもの」、「物に関するもの」、「人に関するもの」、「契約に関するもの」の四つに分類することができます。

 お金に関するもの物に関するもの人に関するもの契約に関するもの
外部証憑書類購買先から請求書 領収書見積書 注文請書 納品書-営業取引契約書
販売先から支払通知書 支払証明書見積依頼書 注文書 受領書 検収通知書-営業取引契約書
銀行から預金通帳 残高証明書 預金利息計算書--銀行取引契約書
従業員関連---雇用契約書
内部証憑書類購買先向け支払通知書 (領収書が取れない場合)注文書(控え)--
販売先向け請求書(控え) 領収書(控え)納品書(控え)--
従業員関連賃金台帳-出勤簿-

保管期間

請求書・見積書・納品書等の証憑書の保存期間については、会社の場合と個人事業者の場合とでは若干の違いがあります。

  • 会社の場合
    会社の証憑書類は、原則として、決算期の単位で7年間の保存が法律で義務づけられています。

  • 個人事業者の場合
    個人事業者の証憑書類は、会社より少し短く、5年間の保存が求められています。

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関連サマリー


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    簿記上の取引とは

    簿記上の取引とは、簿記の5つの要素、資産・負債・純資産・収益・費用のいずれかに増減変化をもたらす、すべての現象をいいます。

    簿記上の取引は、生活上の取引と若干異なります。

    生活でのみ取引といえるもの
    お金の受け渡しが発生しないものは、簿記では取引とならないですが、日常生活では取引と呼ばれるものがあります。
    例えば: 基本契約の締結や商品の注文など。
    簿記でのみ取引といえるもの
    簿記ではお金の増減に伴うものがすべて取引にありますが、日常生活では取引といえないものが多数あります。
    例えば、盗難による金銭の損失など
    どちらも取引といえるもの
    いかのようなものは、簿記でも取引になりますし、生活でも取引と呼ばれます。
    商品の売買
    経費の支払い
    取引の種類

    簿記上の取引は、営業取引と決算取引の2つに分けることができます。

    営業取引

    営業取引とは今まで述べた取引で,その財産や資本の内容がどのように増減変化をするかによって,交換取引,損益取引および混合取引に分けられる。

    (ア)交換取引は取引の結果,損益の発生をともなわない取引をいい,たとえば備品の購入,現金を銀行預金する,借入金を返済するなどの取引で資産や負債は増減するが,損益の発生をともなわない取引をいう。
    (イ)損益取引はその取引の結果,費用または収益の発生となる取引をいい,たとえば給料や借入金の利息の支払など損失の取引となり,売上代金や受取手数料などは収益取引となるもので,これらの取引は資産や負債の増減とともに損益の発生をともなっている取引をいう。
    (ウ)混合取引とは一つの取引の中に前記の(ア)の交換取引と(イ)の損益取引が混合して組合せとなっている取引をいう。たとえば借入金¥100,000の元金返済と同利息¥5,000を現金で支払ったという取引などをさし,次の内容である。例を示してみると,
    決算取引

    決算取引とは前項の営業取引のように営業期間中に営業活動を行うことによって,発生する取引とは違って,開始取引すなわち帳簿記帳始めに当たって財産調査などした事項を取引とみなして記帳するものや,また年度末決算に当たっての決算手続上の事項を一つの取引とみなして記帳整理することをいうもので,たとえば次の内容のものなどをいう。備品の減価償却費(定額法,購入価格10万円,耐用年数5年)¥18,000を計上した。従業員退職給与資金¥20,000を引当金として計上した。なお,別 章,財産の調査,決算の項を参照されたい。

    取引の構成要素取引

    会計における取引は通常の商取引とは異なり、簿記における資産・負債・資本・費用・収益に増減を生じるような事柄について取引といいます。
    たとえば、ある物品を売買するという契約をした場合、契約をしただけでは会計における取引には該当せず、実際にその物品が届いて(資産の増加)その代金を現金払い(資産の減少)または買掛金とする(負債の増加)段階で会計上の取引とします。
    また、台風や水害などで建物や商品に被害を受けた場合は、通常の商取引では取引には当たらないが、会計上は資産の減少となることから取引に該当します。


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    財務会計の成果物として、企業外部の関係者に提示する財務諸表と、財務諸表を作成する基礎となる会計帳簿から構成されます。

    財務諸表

    財務諸表(英:Financial Statements)は、企業が利害関係者に対して一定期間の経営成績や財務状態等を明らかにするために複式簿記に基づき作成される書類であり、 一般的には決算書と呼ばれることが多い。 財務諸表は貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書、株主資本等計算書等により構成されています。

    貸借対照表
    貸借対照表(英:Balance sheet、略:B/S)とは、決算日などのある一定時点において、企業が保有する資産と、負担している負債、そしてその差額としての資本を一覧表示した報告書です。損益計算書
    損益計算書(英:Income statement、略:P/L)とは、ある一定の会計期間(一ヶ月、一年等)における、企業の本業としての売上高の合計額から、Cost(それに対する原 価)とExpense(事業を行う上で必要な販売費および一般管理費等の経費)を差引いていって、最終的な利益(当期純利益)を計算表示する報告書です。キャッシュフロー計算書株主資本等計算書会計帳簿

    会計帳簿とは、会計上の取引を記載した帳簿でであり、 貸借対照表、損益計算書を作成する基礎となります。

    会計帳簿は、主要簿と補助簿に分類され、さらに以下のように分類されます。

    主要簿
    企業等の取引を体系的に統括する帳簿仕訳帳
    日々の仕訳を日付順に記録する帳簿です。総勘定元帳
    仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記した帳簿です。補助簿
    補助的な役割をする帳簿補助記入帳
    取引が発生したら、日付を追いつつ、詳細を記入した帳簿です。現金出納帳
    『現金』の取引と残高が一覧で分かる帳簿であり、 『現金』が増減する取引があった時に記入します。当座預金出納帳
    『当座預金』の取引と残高が一覧で分かる帳簿であり、 『当座預金』が増減する取引があった時に記入します小口現金出納帳
    小口現金の各支払額を支払った内容ごとに分けて記帳し、 小口現金の補給と支払の明細を記録するための帳簿です。受取手形記入帳
    受取手形を受け取ったときに記入する帳簿です支払手形記入帳
    手形を振り出したときに記入する帳簿です。売上帳
    売上取引に関する詳しい内容を取引の発生順に記録していく帳簿です。仕入帳
    仕入れに関する取引を発生順に記録していく帳簿です。補助元帳
    特定の勘定についての明細を記録した帳簿です。売掛金元帳(得意先元帳)
    得意先ごとの『売掛金』の残高が分かる帳簿です。
    総勘定元帳の売掛金勘定からは、売掛金全体の増減は分かりますが、どの得意先に、どれだけ売掛金が残っているかはわかりませんので、そのための補助簿です。買掛金元帳(仕入先元帳)
    仕入先ごとの『買掛金』の残高が分かる帳簿です。 総勘定元帳の買掛金勘定からは、買掛金全体の増減は分かりますが、どの仕入先に、どれだけ買掛金が残っているかは分かりませんので、そのための補助簿です。商品有高帳
    商品の在庫がわかる帳簿です。
    商品別に仕入れや売上、返品のたびに、数量や単価、金額(仕入原価)を記入します。

    会計帳簿は法律により保存期間が定められています。会社法(会社法第432条)は10年、法人税法は7年です。


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    仕事内容 

    一言でいえば、経理とは、会社経営において大切な「利益」や「資産」を生み出すためにお金の管理をすることです。
    会社はお金を稼ぐために、日々いろいろな活動を行っています。その企業活動に関する情報を「取引」として集め、「簿記」という方法によって記録し、集めた数字を見て改善点を考えたり、年度の終わりに「年次決算」として財務諸表を作成したりもします。  この一連の流れを1年間というサイクルのなかで繰り返していくのが経理の仕事です。

    財務との違い

    経理は日々の取引を記帳し、決算書などの資料を作成する作業を、財務は日々のお金の流れを管理し、資金不足にならないように銀行からお金を借りてくる仕事です。 

    位置づけ


    経理部門の業務範囲は広範に渡り、企業内部の全組織で経理に関係のない部門はないといっても過言ではありません。

    会計上の取引が発生すると必ず仕訳として表し、そのデータが経理業務の対象となります。

    企業と外部関係者の間には大きく2通りの関係があります。

    仕入先、得意先といった取引上の関係 
    資材や製品、サービスの購買、販売といったモノの取引が発生すると、そこには金銭の 関係が生じます。したがって、すべての取引には経理部門が関係してきます。利害関係者といった企業評価上の関係 
    株主や投資家に企業の状況を開示するにあたり、会計上の決算報告の情報がもっとも重視されます。またその内容の正しさを 外部の監査法人によって証明してもらいますが、その際にも会計情報の正しさと監査するという観点 から経理部門がデータを提供します。